چگونه جلساتی اثر بخش داشته باشیم؟ (Meeting)


جلسات بی حاصل احتمالاً بزرگترین عامل اتلاف وقت در موسسات دولتی و بازرگانی است. جلسات بخش ناگزیری از محیط های كاری مدرن است ولی برگزاریهای آنها باید ضروری تشخیص داده شده و مفید باشد در غیر این صورت به هیچ وجه نباید جلسه تشكیل شود. از توصیه های زیر برای اثر بخشی جلساتتان استفاده كنید:

مدیریت جلسه ؛ دستور جلسه ؛ برگزاری جلسه ؛ وقت جلسه
پور عمادی، نوراله

  

جلسات بی حاصل احتمالاً بزرگترین عامل اتلاف وقت در موسسات دولتی و بازرگانی است. جلسات بخش ناگزیری از محیط های كاری مدرن است ولی برگزاریهای آنها باید ضروری تشخیص داده شده و مفید باشد در غیر این صورت به هیچ وجه نباید جلسه تشكیل شود. از توصیه های زیر برای اثر بخشی جلساتتان استفاده كنید:


1- اهداف جلسه را مشخص كنید
در طول مدت جلسه چه كار انجام خواهید داد. هدفتان چیست؟

2- دستور جلسه تنظیم كنید
تقریباً دلیل شكست همه تلاشها ناشی از عدم برنامه ریزی آگاهانه است و جلسات نیز از این قاعده مستثنی نیستند.قبل از اینكه هر كس موضوعی را به جلسه تحمیل كند. یك دستور كلی برای جلسه تهیه كنید.

3- شركت كنندگان در جلسه را محدود سازید
معمولاً وقتی تعداد شركت كننده افزایش می بابد ، جلسه كم بازده می شود. بنابراین، موقع تصمیم گیری در مورد تعداد افراد شركت كننده در جلسه، سخت گیر باشید.

4- بر موضوعهای دستور جلسه تمركز كنید
معمولاً جلسات موقعی مفید و اثر بخش می شود كه توجه افراد به موضوعهای دستور جلسه تمركز شود.

5- وقت شناس باشید
اگر قرار است جلسه ای در ساعت 8 شروع شود، آن را درست سر ساعت 8 شروع كنید.

6- زمان اتمام جلسه را تعیین كنید
جلسات نه تنها باید به موقع شروع شود بلكه باید به موقغ نیز تمام شود.

7- بهترین زمان را برای جلسات تعیین كنید
بهترین زمان برای برگزاری جلسات ساعت 1۰ صبح و 4 بعد از ظهر است.

8- جلسه را بدون وقفه اجرا كنید
هرگز اجازه ندهید در جلسه وقفه ای ایجاد شود مگر اینكه وضع اضطراری به وجود آید.

9- در صورت امکان ایستاده صحبت كنید
اگر شما نیازمند یك جلسه كوتاه هستید كه بیش از 10 دقیقه به طول نمی انجامد سعی كنید ایستاده جلسه را اجرا كنید.

10- مكان مناسبی برای جلسه انتخاب كنید
محل جلسه بر روی چگونگی كاركرد جلسه تاثیر دارد. محل مناسب جلسه ، جلسه خوبی را تضمین نمی كند ، اما اتاق جلسه نا مناسب به بد شدن جلسه كمك می كند.

11- تهیه صورتجلسه فراموش نشود
سعی کنید کسی که در نوشتن صورتجلسه مهارت دارد به عنوان منشی ثابت جلسات انتخاب نمایید و از او بخواهید موارد لازم را حتما پیگیری نماید.

*راهکار مدیریت

 



منتشر شده توسط ویوان نیوز در تاریخ ۱۳۹۱ شنبه ۱۱ شهريور
کدخبر:23304منبع:ویوان نیوزتاریخ انتشار:۱۳۹۱ يازدهم شهريورلینک خبر: http://www.vivannews.com/Pages/News-23304.aspx